A gestão de documentos para clínica médica geralmente requer muito trabalho, pois inclui lista de fornecedores, prontuário dos pacientes, notas fiscais, documentos dos planos de saúde, suprimentos e outras informações. Além disso, ainda é fundamental manter o arquivo organizado, de fácil acesso e seguro.
Existem leis específicas sobre custódia e armazenamento de documentos. Uma das exigências é o correto armazenamento das informações e a segurança dos dados. Ou seja, são dados sensíveis e que necessitam de atenção especial.
Para ajudar na organização e gestão de documentos para clínica médica, separamos algumas dicas sobre como cuidar de todas essas informações. Confira!
1. Digitalização de documentos já existentes
O primeiro passo para a digitalização dos documentos físicos é separar as pastas por ordem alfabética. Em seguida, prepare os papéis: retire grampos e clipes e limpe-o com cuidado, caso precise.
Lembre-se que as imagens captadas precisam fornecer todas as informações de forma nítida. Para isso, invista em um scanner com alta qualidade da imagem e possibilidade de conversão em diferentes formatos (PNG, JPG, PDF ou TIF).
Também é possível usar o celular, que pode agilizar todo o processo desde que tenha uma boa câmera. Porém, pode deixar alguns papéis desfocados e você terá que repetir o processo mais vezes.
Ao terminar, verifique se cada imagem está legível antes de prosseguir. Isso porque o documento pode ficar embaçado, por exemplo.
Outra opção é contratar empresas especialistas neste serviço, que podem fazer a digitalização na própria clínica ou receber os documentos. Inclusive, oferecem a possibilidade de indexação e procura posterior.
2. Armazenamento de documentos em nuvem
O armazenamento de documentos em nuvem permite o acesso on-line, quando e de onde quiser. Também é mais seguro em relação aos softwares instalados apenas no computador.
Atualmente, há diversas soluções para consultórios médicos. Um dos sistemas mais populares é o Google Drive. De fato, ele é bem simples de usar e oferece diversas versões, tanto para pessoas físicas quanto para empresas.
Neste sentido, vale a pena consultar empresas que oferecem opções específicas para médicos, consultórios, clínicas e instituições de saúde.
Há sistemas de gerenciamento de consultório que, além do armazenamento, tem desde o simples serviço de e-mail e agendamento de consultas até o acesso e segurança a exames e ao histórico completo do paciente.
Dentre seus principais benefícios, estão a segurança dos dados, integração das informações do paciente e da administração, rápido acesso, agilidade nos processos, aumento da rentabilidade da clínica, maior capacidade de armazenamento e suporte remoto.
Todo o processo de guarda de informação médica (prontuário) deve assegurar a integridade, autenticidade e confidencialidade da informação. Outra exigência é o programa utilizado ter o selo de conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e da Sociedade Brasileira de Informática Médica (Sbis).
Também é necessário utilizar um certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito.
O texto também autoriza a eliminação dos documentos após a digitalização.
Como é necessário guardar por no mínimo 20 anos as informações, a adesão ao digital libera espaço na sua clínica e também garante a segurança de dados do paciente. Ainda mais agora com a nova LGPD em que torna obrigatório o sigilo das informações e autorização para o compartilhamento de dados pessoais.
Esses dados podem ser migrados para um prontuário eletrônico, que além de já ser digital, facilita o acesso das informações do paciente por vários especialistas e profissionais da saúde. Além disso, é possível consultar todo o histórico, como atendimentos, exames, medicamentos e tratamentos realizados de forma rápida e simples.
Sem dúvida, isso ajuda a gerar diagnósticos mais assertivos e tratamentos mais rápidos.
4. Sistemas de gestão documental
Um sistema digital de gestão de documentos para clínica médica simplifica a guarda e o encontro dos dados do seu negócio. Isto é, você sobe as informações para o on-line e não precisa mais ter espaço e funcionários exclusivos para cuidar dos papéis.
Além de dar adeus as inúmeras pastas, um sistema digital concentra e organiza todos os dados em um único local. Dentre as principais vantagens, estão a segurança, a centralização das informações, mais produtividade da equipe, acesso facilitado e redução de custos.
Revisado por Paulo Schor, médico oftalmologista, professor livre docente e diretor de inovação da Universidade Federal de São Paulo (Unifesp) e colaborador da Faculdade de Medicina do Hospital Albert Einstein.
Acompanhe o blog da Phelcom e fique por dentro das principais novidades sobre gestão de documentos para clínicas médicas.
O telediagnóstico é, sem dúvida, uma das áreas da telemedicina que mais cresce no país. A emissão de laudos à distância já era autorizada no Brasil antes mesmo da Resolução nº 2.314/2022, que ampliou, oficialmente, as atividades dessa área.
Basicamente, o telediagnóstico é a avaliação e emissão de laudos de exames por meio de plataformas on-line. As imagens podem ser enviadas diretamente do equipamento utilizado para o exame ou digitalizadas e disponibilizadas na ferramenta, em alta resolução, sempre com o auxílio de um profissional da saúde.
Em seguida, um especialista acessa as informações do paciente, emite o diagnóstico e manda para o médico solicitante. Dessa forma, todos os dados ficam armazenados na nuvem e disponíveis de maneira segura no site e/ou aplicativo.
Neste sentido, a ferramenta otimiza o processo de emissão de laudos de exames ao facilitar o acesso a especialistas e garante a efetividade da análise e a segurança dos dados.
Além disso, há diversos outras vantagens. Em seguida, conheça os benefícios do telediagnóstico e como utilizá-lo no seu consultório por meio do smartdevice Phelcom Eyer.
Benefícios do telediagnóstico
1. Rapidez no laudo
O exame é enviado para uma plataforma na nuvem, em alta qualidade, e pode ser acessado por um especialista em qualquer lugar do mundo. Com isso, é possível agilizar todo o processo: a realização do exame, o diagnóstico mais rápido e preciso e a prescrição do tratamento certo.
E, sem dúvida, isso impacta diretamente no resultado das terapias de casos de urgência e de doenças graves.
2. Democratização do acesso à saúde
Ainda hoje, pacientes de comunidades remotas e distantes de grandes centros sofrem com esperas longas para fazer exames. Com a disponibilidade das imagens em nuvem, o atendimento ganhará muito mais velocidade.
3. Análise especializada
Muitas especialidades médicas concentram-se nas cidades maiores. Por exemplo, a Demografia Médica 2020, levantamento feito pelo Conselho Federal de Medicina (CFM) e a Universidade de São Paulo (USP), apontou que 1.253 cidades com até 5 mil habitantes contam com 0,37 médicos em média a cada mil moradores.
Já 48 municípios com mais de 500 mil habitantes têm 4,89 médicos em média por mil habitantes.
Com o telediagnóstico, mais pacientes teriam acesso à profissionais de referência na área.
4. Melhor qualidade das imagens
Muitas vezes, quando impressos, os exames podem perder um pouco a resolução. Já o telediagnóstico trabalha com imagens de alta resolução devido à integração de aparelhos digitais, softwares modernos e equipamentos portáteis.
Dessa forma, garante laudos assertivos e seguros, assinados digitalmente pelo especialista responsável.
5. Armazenamento em nuvem
Sem dúvida, um dos benefícios do telediagnóstico é ter os exames armazenados em uma plataforma na nuvem. Assim, é muito mais fácil e rápido ter acesso às imagens para realizar os laudos e dar início ao tratamento. Isso sem contar a segurança dos dados.
6. Segurança dos dados
A emissão de laudos à distância precisa seguir às normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Por exemplo, é imprescindível que a troca de dados e envio de exames ocorram em ambiente confiável e seguro.
Mais de um especialista pode acessar as imagens do exame. Assim, todos os médicos envolvidos no tratamento do paciente conseguem se comunicar mais rapidamente e acessar os laudos e impressões diagnósticas.
8. Redução de custos
Um dos benefícios do telediagnóstico é a redução de custos e otimização do tempo não apenas para os médicos, clínicas e hospitais, mas também para o paciente. Isso porque não há a necessidade de deslocamento até centros de referência para obter laudos de qualidade.
Os consultórios também podem otimizar recursos na contratação de vários especialistas, de diferentes áreas, se optar por ferramentas de telemedicina que oferecem emissão de laudos.
Há ainda equipamentos portáteis, de fácil manuseio e custo acessível, que enviam o exame diretamente para plataformas on-line exclusivas. Desse modo, permite o diagnóstico remoto e garante a segurança de dados do paciente. É o caso do smartdevice Phelcom Eyer.
Phelcom Eyer
O Phelcom Eyer é um retinógrafo portátil que funciona acoplado a um smartphone e realiza exames de retina de alta qualidade, em poucos minutos e sem a necessidade de dilatação da pupila.
Integrado a uma plataforma online, o Eyer Cloud, os dados são enviados automaticamente e podem ser analisados por um especialista em qualquer lugar do mundo. Ou seja, permite o diagnóstico remoto.
Além disso, a inteligência artificial embarcada fornece funções inteligentes para auxílio ao diagnóstico médico e a captura dos exames de retina. Por outro lado, a portabilidade e o valor mais acessível da tecnologia democratizam o acesso a exames de retina. Pois ele é em torno de 6 a 10x mais acessível que os retinógrafos tradicionais, em média.
Conheça os diferenciais:
Alta Qualidade
A tecnologia patenteada pela Phelcom permite que exames de alta qualidade sejam realizados em um equipamento portátil integrado ao smartphone.
Telemedicina
Os exames gerados são automaticamente sincronizados com a internet e disponibilizados na nuvem, habilitando o diagnóstico remoto.
Inteligência Artificial Embarcada
O Eyer possui funções inteligentes para auxílio ao diagnóstico médico e a captura dos exames de retina.
Conectividade
O aparelho é naturalmente conectado por ser integrado ao smartphone. Dessa forma, facilita o compartilhamento e acesso de dados dos exames na nuvem, no sistema Eyer Cloud.
Não Midriático
Com o Eyer, é possível realizar exames de retina em qualquer local sem a necessidade de usar colírios para a dilatação da pupila. Assim, gera mais conforto ao paciente e rapidez no exame.
Autofoco
Com a função Autofoco, é possível compensar os erros refrativos do paciente no intervalo de -20D até +20D. Isso permite exames de retina com alto nível de detalhes.
Acessível
O Eyer permite a democratização do acesso à tecnologia de exames de retina através de modelos de negócio inovadores e mais acessíveis.
Fácil Operação
Qualquer profissional de saúde minimamente treinado pode usar o equipamento para realizar exames de retina de alta qualidade em menos de 1 minuto.
Panorâmicas
O Eyer gera exames panorâmicos com campo visual de mais de 100 graus. Isso porque o aparelho possui pontos de fixação interna que auxiliam na captura e geração das panorâmicas.
Portabilidade
Por ser portátil, é possível realizar exames em qualquer lugar e ter o diagnóstico emitido remotamente.
Baixo Custo
A portabilidade e o tamanho reduzido permitem que o Eyer apresente um custo muito mais baixo em relação aos retinógrafos tradicionais. Isso mesmo com tecnologias de ponta aplicadas na produção do aparelho.
Prevenção E Diagnóstico
Aumento na prevenção e diagnóstico precoce de doenças como retinopatia diabética, glaucoma, catarata, degeneração macular relacionada à idade (DMRI), retinoblastoma, deslocamento da retina, retinopatia da prematuridade e cegueira, dentre outros.
Por fim, é nítido os benefícios do telediagnóstico e como a ferramenta contribui para ampliar a atenção à saúde básica. Esta tecnologia tem revolucionado a forma de atendimento em clínicas médicas por permitir o acesso a especialistas, ao mesmo tempo em que otimiza tempo e reduz custos.
Por suas características, o telediagnóstico representa um avanço contra barreiras geográficas e estruturais, garantindo um maior acesso da população a diferentes exames de saúde.
Acompanhe o blog da Phelcom e fique por dentro das principais novidades sobre os benefícios do telediagnóstico.
Desde 2018, entidades médicas e especialistas debatem como ampliar o uso da telemedicina no Brasil. Na época, a regulamentação datava de 2002 e limitava o exercício da telemedicina em apenas três áreas: teleassitência, teleducação e emissão de laudos à distância.
Em 2019, o Conselho Federal de Medicina (CFM) chegou a publicar uma nova regulamentação que incluía consultas online, telecirurgias e telediagnóstico, dentre outras frentes. Entretanto, a resolução foi revogada rapidamente porque sofreu várias críticas de entidades e médicos, como falta de clareza no texto.
Enquanto reavaliavam as normas, a pandemia de Covid-19 forçou o uso da telemedicina para garantir atendimento médico com segurança nesse período. Em caráter emergencial, foram liberadas consultas, emissão de receitas, diagnósticos, laudos de exames e atestados médicos à distância, via internet.
Agora, o CFM publicou a Resolução nº 2.314/2022 que define e regulamenta a telemedicina no Brasil como forma de serviços médicos mediados por tecnologias e de comunicação. Em seguida, saiba o que muda com a nova resolução e como aplicar no dia a dia da clínica.
Telemedicina no Brasil – uso é decisão exclusiva do médico
Antes de tudo, a norma assegura ao médico a autonomia de decidir se utiliza ou não a telemedicina, indicando o atendimento presencial sempre que entender necessário.
“A consulta médica presencial permanece como padrão ouro, ou seja, referência no atendimento ao paciente. Mas a pandemia mostrou que a telemedicina pode ser um importante ato complementar à assistência médica, permitindo o acesso a milhares de pacientes”, destacou o relator da norma, Donizetti Giamberardino.
Para o presidente do CFM, José Hiran Gallo, trata-se de um método que, especialmente durante a pandemia, demonstrou sua grande capacidade de levar assistência às cidades do interior e beneficiar também os grandes centros, reduzindo o estrangulamento causado pela demanda e pela migração de pacientes em busca de tratamento.
O ponto de partida para a elaboração da recém-aprovada Resolução, de acordo com a CFM, foi também colocar a assistência médica brasileira em sintonia com a inovação e os avanços da tecnologia.
Telemedicina no Brasil – novas regras
Uma Comissão Especial do CFM avaliou quase duas mil propostas sobre o uso da ferramenta, enviadas por médicos atuantes dos serviços públicos e privados.
Além disso, entidades médicas de todo o país também apresentaram suas contribuições, como a Associação Médica Brasileira (AMB), a Federação Nacional dos Médicos (Fenam), a Federação Médica Brasileira (FMB), Conselhos Regionais de Medicina (CRMs), sociedades de especialidades, associações médicas e sindicatos médicos.
A resolução estabelece que a telemedicina é “exercício da medicina mediado por Tecnologias Digitais, de Informação e de Comunicação (TDICs), para fins de assistência, educação, pesquisa, prevenção de doenças e lesões, gestão e promoção de saúde”, podendo ser realizada em tempo real on-line (síncrona), ou off-line (assíncrona).
O atendimento à distância poderá ser realizado por meio de sete diferentes modalidades:
Teleconsulta
Caracterizada como a consulta médica não presencial, mediada por TDICs, com médico e paciente localizados em diferentes espaço.
Teleconsultoria
Ato de consultoria mediado por TDICs entre médicos, gestores e outros profissionais, com a finalidade de prestar esclarecimentos sobre procedimentos administrativos e ações de saúde.
Teleinterconsulta
Ocorre quando há troca de informações e opiniões entre médicos, com ou sem a presença do paciente, para auxílio diagnóstico ou terapêutico, clínico ou cirúrgico. É muito comum, por exemplo, quando um médico da família e comunidade precisa ouvir a opinião de outro especialista sobre determinado problema do paciente.
Telediagnóstico
A emissão de laudo ou parecer de exames, por meio de gráficos, imagens e dados enviados pela internet também passa a ser permitida e é definida como telediagnóstico. Nestes casos, o procedimento deve ser realizado por médico com Registro de Qualificação de Especialista (RQE) na área relacionada.
Telecirurgia
É quando o procedimento é feito por um robô, manipulado por um médico que está em outro local. Essa modalidade foi recentemente disciplinada pela Resolução CFM nº 2.311/2022, que regulamentou a cirurgia robótica no Brasil.
Televigilância
Também conhecido por telemonitoramento, consiste no ato realizado sob coordenação, indicação, orientação e supervisão de parâmetros de saúde ou doença, por meio de avaliação clínica ou aquisição direta de imagens, sinais e dados de equipamentos ou dispositivos agregados ou implantáveis nos pacientes.
Teletriagem
Realizada por um médico para avaliação dos sintomas do paciente, à distância, para regulação ambulatorial ou hospitalar, com definição e direcionamento do mesmo ao tipo adequado de assistência que necessita ou a um especialista.
Telemedicina no Brasil – destaques
Em seguida, veja os principais pontos de destaque da nova resolução da telemedicina no Brasil:
Segurança e privacidade
Para assegurar o respeito ao sigilo médico, “os dados e imagens dos pacientes, constantes no registro do prontuário devem ser preservados, obedecendo as normas legais e do CFM pertinentes à guarda, ao manuseio, à integridade, à veracidade, à confidencialidade, à privacidade, à irrefutabilidade e à garantia do sigilo profissional das informações”.
O atendimento por telemedicina deve ser registrado em prontuário médico físico ou no uso de sistemas informacionais, em Sistema de Registro Eletrônico de Saúde (SRES) do paciente, atendendo aos padrões de representação, terminologia e interoperabilidade.
Os dados de anamnese e propedêuticos, os resultados de exames complementares e a conduta médica adotada por telemedicina também devem ser preservados, sob guarda do médico responsável pelo atendimento em consultório próprio ou do diretor técnico, no caso de interveniência de empresa ou instituição.
Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), os consultórios, clínicas e entidades médicas têm obrigação de oferecer um ambiente confiável e seguro para a troca de dados, consultas on-line e envio de exames para laudo.
Concordância do paciente
A resolução estabelece que o paciente ou seu representante legal deve autorizar o atendimento por telemedicina e a transmissão das suas imagens e dados por meio de (termo de concordância e autorização) consentimento livre e esclarecido, enviados por meio eletrônico ou de gravação da leitura do texto e concordância, devendo fazer parte do SRES do paciente.
Estabelece ainda que, no caso de emissão à distância de relatório, ela deverá conter identificação do médico, incluindo nome, número do registro no CRM e endereço profissional do médico, identificação e dados do paciente, além de data, hora e assinatura do médico com certificação digital do médico no padrão ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito.
Além disso, os dados pessoais e clínicos do teleatendimento médico devem seguir as definições da LGPD e outros dispositivos legais quanto às finalidades primárias dos dados.
Consulta presencial
O médico tem autonomia para decidir se a primeira consulta poderá ser, ou não, presencial. Reitera-se que o padrão ouro de referência para as consultas médicas é o encontro em pessoa, sendo a telemedicina um ato complementar. Os serviços médicos à distância não poderão, jamais, substituir o compromisso constitucional de garantir assistência presencial segundo os princípios do SUS de integralidade, equidade, universalidade a todos os pacientes.
Acompanhamento clínico
No atendimento de doenças crônicas ou doenças que requeiram assistência por longo tempo, deve ser realizada consulta presencial, com o médico assistente do paciente, em intervalos não superiores a 180 dias.
Segurança e sigilo
Os dados e imagens dos pacientes, constantes no registro do prontuário devem ser preservados, obedecendo as normas legais e do CFM pertinentes à guarda, ao manuseio, à integridade, à veracidade, à confidencialidade, à privacidade, à irrefutabilidade e à garantia do sigilo profissional das informações.
Termo de consentimento
O paciente ou seu representante legal deve autorizar expressamente o atendimento por telemedicina e a transmissão das suas imagens e dados.
Honorários médicos
A prestação de serviço de telemedicina, como um método assistencial médico, em qualquer modalidade, deverá seguir os padrões normativos e éticos usuais do atendimento presencial, inclusive em relação à contraprestação financeira pelo serviço prestado.
Territorialidade
As empresas prestadoras de serviços em telemedicina, plataformas de comunicação e arquivamento de dados deverão ter sede estabelecida em território brasileiro e estarem inscritas no CRM do estado onde estão sediadas, com a respectiva responsabilidade técnica de médico regularmente inscrito no mesmo Conselho.
Fiscalização
Os CRMs manterão vigilância, fiscalização e avaliação das atividades de telemedicina em seus territórios, no que concerne à qualidade da atenção, relação médico-paciente e preservação do sigilo profissional.
Telemedicina no Brasil – vantagens
A diminuição da distância, com acesso de qualidade a serviços na área de saúde, com toda a certeza é uma das principais vantagens da telemedicina no Brasil. Mas, há muito mais:
Aumento do contato e troca de informações entre médico e paciente, gerando também maior acolhimento;
Democratização do acesso à saúde, principalmente em locais com pouca infraestrutura de serviços de qualidade na área, como médicos, profissionais de saúde, equipamentos, medicamentos etc;
Maior rapidez no atendimento, por meio de sistemas informatizados integrados a plataformas on-line com acesso via computadores, celulares e tablets;
Garantia de segurança e sigilo de dados;
Acesso a especialistas e profissionais de referência;
Redução do tempo de atendimento e de custos operacionais;
Facilidade na troca de informações entre os serviços de saúde;
Diminuição do deslocamento de pacientes a hospitais e grandes centros urbanos;
Facilidade na realização de exames, que podem ser feitos em clínicas e postos de saúde;
Melhora na qualidade dos laudos emitidos;
Acesso às capacitações e atualizações para os profissionais da saúde.
De fato, a telemedicina tem o potencial de melhorar e democratizar o acesso à saúde no Brasil e no mundo. Ela não veio para substituir a medicina tradicional, mas aperfeiçoá-la e transpor barreiras socioeconômicas e geográficas. Tudo isso em busca de oferecer saúde de qualidade para todos.
E como emprega-la no dia a dia? O oftalmologista Paulo Schor escreveu sobre isso no blog da Veja. Confira o artigo Consulta Diferente.
Fonte: Conselho Federal de Medicina
Revisado por Paulo Schor, médico oftalmologista, professor livre docente e diretor de inovação da Universidade Federal de São Paulo (Unifesp) e colaborador da Faculdade de Medicina do Hospital Albert Einstein.
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Um sistema de faturamento TISS pode ajudar a diminuir as glosas médicas. Ou seja, a falta de pagamento por atendimentos, procedimentos e exames realizados por meio de planos de saúde devido aos dados preenchidos incorretamente.
Isso porque esses softwares realizam a automação das guias TISS. Dessa forma, elimina erros como falta de guias de autorização ou ausência do número de carteirinha do paciente, dentre outros. Além disso, também oferece outras vantagens, como prontuário eletrônico.
Em seguida, saiba mais como funciona o faturamento TISS, benefícios e como escolher para sua clínica médica.
Padrão TISS: o que é?
Antes de tudo, vamos falar rapidamente sobre o padrão TISS. De acordo com o Ministério da Saúde, a Troca de Informações na Saúde Suplementar – TISS foi estabelecida como um padrão obrigatório para as trocas eletrônicas de dados de atenção à saúde dos beneficiários de planos entre os agentes da Saúde Suplementar.
O objetivo é padronizar as ações administrativas, subsidiar as ações de avaliação e acompanhamento econômico, financeiro e assistencial das operadoras de planos privados de assistência à saúde e compor o Registro Eletrônico de Saúde.
O padrão TISS tem por diretriz a interoperabilidade entre os sistemas de informação em saúde preconizados pela Agência Nacional de Saúde Suplementar e pelo Ministério da Saúde, e, ainda, a redução da assimetria de informações para os beneficiários de planos privados de assistência à saúde.
Em atendimentos feitos por meio de convênios, os consultórios têm que preencher a guia TISS com os dados do paciente, detalhes da consulta, exames, acomodações, equipamentos, materiais e remédios utilizados e taxas e honorários médicos, por exemplo.
Apesar de burocrático, o padrão TISS facilita a comunicação entre clínicas, operadoras de saúde e Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), diminui erros, dificulta possibilidade de fraudes, elimina o uso de papel e risco de vazar informações e permite o registro seguro e atualizado dos procedimentos feitos por pacientes.
A última versão do padrão TISS foi atualizada em maio de 2022. Confira.
Faturamento TISS: como escolher
Após emitir a guia TISS, é necessário fazer o faturamento e enviar ao plano de saúde. A recepcionista pode preencher as guias manualmente e cadastrar no site do convênio ou sua clínica pode utilizar um sistema de faturamento TISS.
Nesse caso, o software gera o arquivo XML, um documento digital que atende ao padrão TISS.
A principal vantagem de investir em um sistema de faturamento TISS é minimizar erros de preenchimento de dados, evitando assim as glosas médicas. Consequentemente, pode aumentar o faturamento da clínica, além de otimizar tempo dos colaboradores e facilitar a gestão financeira.
Mas, com tantas opções no mercado, como escolher a que melhor atende o dia a dia do consultório? Em seguida, confira algumas dicas:
1. Envio de guias de faturamento TISS em lotes
Após preencher os dados do paciente, o sistema gera a guia de faturamento automaticamente em XML. Alguns softwares possuem a possibilidade de enviar as guitas em lotes. Desse modo, é só selecionar uma data pré-definida para que o arquivo seja enviado para a operadora.
2. Aviso de dados incompletos
Quando falta preencher alguma informação, o sistema aponta o erro e só permite o envio após a correção. Desse jeito, evita que o pagamento seja negado pelo plano até a retificação ser realizada.
Outra vantagem é preencher várias informações automaticamente, aumentando assim a produtividade e diminuindo erros.
3. Relatórios de guias
É importante que o sistema de faturamento TISS disponibilize relatórios completos, como guias e valores emitidos no dia, semana e/ou mês. Além disso, é importante apontar qual é o status de cada documento: aberto, fechado, em faturamento, enviado, glosa lançada, em recurso e finalizado. Há softwares que também permitem filtrar as guias por operadora.
Dessa maneira, fornece informações mais precisas de receitas recebidas e receitas a receber das operadoras de convênios.
4. Suporte ágil
Imagine atrasar o recebimento pelos planos de saúde porque o sistema apresentou problemas na hora do cadastro das guias? Por isso, é muito importante contar com um bom suporte.
Portanto, verifique se a empresa possui um suporte técnico especializado e ágil para tirar dúvidas e resolver problemas. Além disso, com fácil acessibilidade, por meio de vários canais diferentes, como telefone e chats.
5. Bônus: gestão financeira
O sistema também pode oferecer outras facilidades, como a gestão financeira, prontuário eletrônico, agenda on-line etc. Além do controle de receitas, é possível acessar despesas, fluxo de caixa, extratos, parcelamento de procedimentos, repasses, gráficos e relatórios financeiros completos.
Revisado por Paulo Schor, médico oftalmologista, professor livre docente e diretor de inovação da Universidade Federal de São Paulo (Unifesp) e colaborador da Faculdade de Medicina do Hospital Albert Einstein.
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Vivemos em uma era cada vez mais online, conectada e tecnológica em todas as áreas da vida. Inclusive, na saúde. Atualmente, há cada vez mais ferramentas de gestão para clínicas que melhoram desde a produtividade nos processos rotineiros até no atendimento ao paciente, por exemplo.
Desse modo, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Isso porque administrar um consultório envolve diversas responsabilidades simultâneas, como organização de dados, controle financeiro, gestão de pessoas, marketing e boa experiência do paciente, dentre outros. E, como muitos especialistas não têm formação técnica em administração de negócios, podem encarar muitas dificuldades.
Portanto, é fundamental desenvolver estratégias que garantam praticidade e produtividade na rotina tão corrida destes profissionais da saúde. Por isso, selecionamos neste post 9 ferramentas de gestão para clínicas que facilitam – e muito – o dia a dia. Confira!
1. Prontuário eletrônico
O prontuário eletrônico é o mais comum hoje em dia nos consultórios e a principal ferramenta de gestão. Ao reunir as informações do paciente, a tecnologia facilita o acompanhamento por vários especialistas e profissionais da saúde.
Por exemplo, é possível consultar todo o histórico do paciente, como atendimentos, exames, medicamentos e tratamentos realizados. Tudo isso possibilita a agilidade no atendimento, o diagnóstico mais preciso e a rapidez no início de tratamentos.
2. Agendamento de consultas on-line
Linhas ocupadas frequentemente ou demora no atendimento do telefone podem fazer a sua clínica perder pacientes. Por isso, as opções de agendamento de consultas on-line facilitam a rotina tanto do usuário quanto dos funcionários da clínica, pois ganham em produtividade e organização.
Além disso, há a possibilidade de confirmar a consulta com o paciente pouco antes da data, por SMS ou e-mail, por exemplo. Dessa forma, resolve também um dos problemas mais comuns enfrentados pelos médicos: a falta na consulta.
Para isso, é exigido uma série de informações para garantir a segurança dos dados do paciente. Dentre elas, assinatura eletrônica e dados associados à assinatura do médico.
Em relação a assinatura eletrônica, o médico deve possuir o certificado digital expedido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil modelo A3, cartão ou token).
Para auxiliar na emissão desses documentos, o projeto Prescrição Eletrônica viabiliza o trâmite seguro de documentos digitais, por meio da emissão com certificado digital e validação da prescrição.
4. Controle financeiro
A tecnologia ajuda, e muito, no controle financeiro. Isso porque oferece várias ferramentas de gestão para clínicas médicas, como registro e análise do fluxo de caixa e dos recebimentos e pagamentos futuros, por exemplo. Além de ser mais rápido, automatizar os processos evita erros e retrabalhos.
Outra vantagem é ter relatórios e gráficos em mãos, que fornecerão uma visão mais completa sobre a situação do consultório e ajudarão a nortear a tomada de decisões. Além disso, auxilia no aumento da produtividade e da segurança de dados.
5. Controle de estoque
As ferramentas de gestão para clínicas conseguem automatizar uma série de processos do estoque, aumentando a produtividade e a rapidez do uso dos materiais.
Todo o catálogo fica armazenado na nuvem, em segurança e com fácil acesso. É possível acompanhar o fluxo e os gastos financeiros com entrada, manutenção e saída de materiais por meio de relatórios e planilhas periódicas. Dessa forma, toda administração é baseada em dados, tornando as decisões mais assertivas.
Por exemplo, há ferramentas que permitem visualizar entradas por fornecedor e saídas por tipos de procedimentos. Assim, você sabe quais itens tem maior uso e consegue negociar valores e formas de pagamentos melhores para seu negócio.
Além disso, é possível entender melhor a demanda, acabar com custos desnecessários e evitar falta de produto no estoque.
6. Armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem permite o acesso on-line, quando e de onde quiser. Também é mais seguro em relação aos softwares instalados apenas no computador.
Atualmente, há diversas soluções para consultórios médicos. Elas oferecem desde simples serviço de e-mail e agendamento de consultas até acesso e segurança a exames e ao histórico completo do paciente.
Dentre seus principais benefícios, estão a segurança dos dados, integração das informações do paciente e da administração, rápido acesso, agilidade nos processos, aumento da rentabilidade da clínica, maior capacidade de armazenamento e suporte remoto.
Dentre suas principais vantagens, estão a maior rapidez no atendimento, redução de custos operacionais, centralização das informações em prontuário em nuvem e garantia de segurança e sigilo de dados.
Dessa forma, a troca de dados e consultas on-line ocorrem em ambiente confiável e seguro.
8. CRM
O CRM (Customer Relationship Management) é uma ferramenta digital que armazena as informações dos pacientes. E, assim, é possível manter um relacionamento mais próximo e duradouro com seu público.
A tecnologia automatiza processos de fidelização, como contato pós-consulta, lembretes de consulta e parabenização pelo aniversário, dentre outras ações. Isso pode ser feito por SMS, WhatsApp e/ou e-mail. Quem decide o canal de comunicação é a clínica médica.
9. Pagamento on-line
Além da praticidade de receber os valores, diversificar os meios de pagamento é uma forma de melhorar a jornada do paciente dentro do consultório. Mais do que dinheiro, cheque ou cartão, há outras opções de pagamento on-line para médicos, como PIX, links gerados por sistemas de gestão, boleto on-line e QR Code e mobile payment.
Sem dúvida, os pagamentos digitais são uma evolução natural em um mundo cada vez mais conectado. Além disso, ajudam muito no recebimento de teleconsultas, por exemplo, e na melhora da inadimplência.
Revisado por Paulo Schor, médico oftalmologista, professor livre docente e diretor de inovação da Universidade Federal de São Paulo (Unifesp) e colaborador da Faculdade de Medicina do Hospital Albert Einstein.
Acompanhe o blog da Phelcom e fique por dentro das principais novidades em ferramentas de gestão para clínicas médicas.
Escolher um bom secretário para consultório médico pode ser um verdadeiro desafio. Isso porque é preciso levar em consideração vários fatores, como confiabilidade, competência, inovação, domínio de sistemas de gestão e a garantia de oferecer um atendimento humanizado ao paciente.
Desse modo, conhecer técnicas de recrutamento e seleção pode ajudar você a contratar o profissional certo para o seu negócio. Em seguida, separamos algumas dicas para encontrar o secretário ideal. Confira!
1. Definir as atribuições da função e salário
Antes de tudo, é preciso entender quais são as necessidades do seu consultório em relação ao secretário. Quais serão as tarefas do funcionário? Por exemplo, além de atender os pacientes e agendar as consultas, também cuidará dos recebimentos e contas a pagar? Auxiliará nas consultas? Ficará responsável pela organização da recepção e pelo consultório quando não estiver presente?
A Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) define o cargo de secretário recepcionisto para clínica médica (CBO 4221.10) com as seguintes atribuições:
Recepcionam e prestam serviços de apoio a pacientes;
Prestam atendimento telefônico e fornecem informações em consultórios, hospitais e outros estabelecimentos;
Marcam entrevistas ou consultas e recebem pacientes;
Averiguam suas necessidades e dirigem ao lugar ou a pessoa procurada;
Agendam serviços;
Observam normas internas de segurança, conferindo documentos e idoneidade dos pacinetes e notificando seguranças sobre presenças estranhas;
Fecham contas e estadias de pacientes;
Organizam informações e planejam o trabalho do cotidiano.
De fato, quanto mais complexas as responsabilidades, maior é o nível de exigência no processo seletivo. Com as atribuições definidas, faça o escopo da vaga.
Algumas competências são essenciais em um secretário médico: boa comunicação, comprometimento, confiabilidade, facilidade em lidar com tecnologias e foco no paciente.
Se já possui outros secretários, os inclua no recrutamento. Com certeza, as opiniões deles facilitarão na nova escolha. Além disso, organize bem a divisão de funções para ficar claro quais são as responsabilidades de cada um.
Nessa etapa, também é muito importante definir a faixa de salário. Para isso, consulte colegas da região. Dessa forma, pode propor valores praticados no mercado.
2. Fazer a divulgação da vaga de secretário para consultório médico
Agora, é hora de todo mundo saber que está procurando um secretário para consultório médico. Divulgue no site e redes sociais da sua clínica e em sites especializados, como Catho, Vagas.com, Trabalha Brasil e LinkedIn.
A oportunidade deve conter o nome da vaga, atribuições e benefícios. Além disso, também solicite cartas de recomendação. Não se esqueça de colocar o canal em que receberá os currículos (e-mail, WhatsApp ou ligação telefônica) e a data limite de envio.
Em seguida, peça para os outros funcionários indicarem alguém, caso conheçam um perfil que atenda aos requisitos. Vale também compartilhar a oportunidade nos grupos de WhatsApp. Às vezes, alguns colegas têm boas profissionais para recomendar.
3. Organize as entrevistas
O ideal é organizar os dias das entrevistas. Busque agendar poucos candidatos por dia. Confira o currículo de cada um antes de entrar na sala. Separe de 30 a 45 minutos para cada conversa. Tenha a lista de perguntas em mãos e também faça questionamentos específicos para cada candidato.
Após selecionar os currículos mais aderentes à vaga, faça uma lista com as principais perguntas. Busque fazer questionamentos mais abertos e situacionais.
Por exemplo, ao invés de perguntar se o candidato alcança as metas estabelecidas, pergunte quais resultados entregou e como fez para atingir o objetivo em determinada experiência profissional.
Também é necessário avaliar se realmente possui as principais competências. Veja como analisar cada uma delas:
1. Comunicação
O secretário para consultório médico precisa apresentar boa dicção, organização de pensamentos e objetividade na fala. Isso porque é necessário conciliar atendimentos telefônicos e presenciais, por exemplo, além de organizar documentos e encaminhar pacientes para consulta.
Outra situação recorrente é passar informações desagradáveis, como falta de agenda, atrasos e adiamentos, e saber lidar com a possível frustração dos pacientes.
Para certificar-se que ele possui essa habilidade, faça perguntas como:
Como sabe que a outra pessoa entende perfeitamente a mensagem que você quer passar?;
Fale sobre uma situação em que precisou lidar com muita informação simultânea. Como se organizou?;
Como deu uma notícia ruim para alguém?
Você se considera tímido? Conte uma situação em que enfrentou isso para alcançar o seu objetivo.
2. Tecnologia
Hoje em dia, há diversos softwares que facilitam a gestão médica: agendamento e confirmação de consultas, prontuário eletrônico, teleconsulta, entrada e saída de materiais etc.
Dessa forma, é essencial que o novo colaborador saiba lidar com tecnologias. Para ter certeza dessa capacidade, você pode perguntar:
Usa a internet com frequência?;
Utiliza e-mail, WhatsApp e redes sociais?;
Sabe o básico de excel?;
Já usou alguma ferramenta de gestão? Conte-me qual e como foi a experiência.
3. Atendimento humanizado
Oferecer um atendimento humanizado de ponta a ponta é muito importante para o sucesso de qualquer clínica médica. Por isso, é fundamental que o secretário tenha foco no paciente.
Para avaliar esse requisito, faça os seguintes questionamentos:
Como você reage quando alguém é mal-educado com você?
Se ligassem procurando uma consulta urgente, mas não há agenda disponível no mês, como você lidaria com a situação?
Com a correria do dia a dia, o novo secretário precisa ser organizado e proativo. Afinal, não sobra muito tempo para “microgerenciar” cada funcionário. Para isso, você precisa avaliar a capacidade do candidato em tomar decisões, solucionar problemas, organizar processos e documentos e trabalhar em equipe.
Para identificar essas habilidades, pergunte:
Fale sobre um momento em que precisou tomar uma decisão;
Como organiza a sua semana?;
Como trabalha em equipe? Conte uma situação em que liderou.
5. Escolher o melhor candidato para secretário de consultório médico
Mesmo que algum candidato tenha se sobressaído, é importante organizar todas as entrevistas e suas percepções em uma planilha. Por exemplo, liste todas as competências e dê uma nota para cada. Ao final, escreva suas percepções sobre cada um.
Dessa maneira, ficará mais fácil escolher o melhor secretário para consultório médico.
Vale ressaltar que dificilmente encontrará alguém que atenda perfeitamente a todos os requisitos. Então, invista no profissional que apresente mais competências, potencial de desenvolvimento e identificação com o ambiente de trabalho do seu negócio.
Revisado por Paulo Schor, médico oftalmologista, professor livre docente e diretor de inovação da Universidade Federal de São Paulo (Unifesp) e colaborador da Faculdade de Medicina do Hospital Albert Einstein.
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