O armazenamento em nuvem gera diversos benefícios para consultórios, clínicas e instituições de saúde. Por meio desta tecnologia, é possível reunir todas as informações do paciente e do negócio em um único lugar, com total segurança e fácil acesso.

Ao agilizar os processos, a ferramenta facilita o dia a dia e melhora a produtividade e rentabilidade do consultório. Além disso, há sistemas que oferecem diversos tipos de funcionalidades, como relatórios e até laudo remoto de exames.

Mas, como organizar os dados em nuvem na prática? Em seguida, veja 3 dicas simples para estruturar as informações na ferramenta.

1.      Escolha a ferramenta de armazenamento em nuvem

Antes de tudo, há diversas opções de armazenamento em nuvem no mercado. Inclusive, específicas para médicos, consultórios, clínicas e instituições de saúde.  Para escolher a ferramenta com as funcionalidades certas, é necessário avaliar quais são as necessidades do seu negócio.

Um dos sistemas de nuvem mais populares hoje em dia é o Google Drive. De fato, ele é bem simples de usar e oferece diversas versões, tanto para pessoas físicas quanto para empresas.

Mas, um dos principais fatores que precisa levar em consideração na hora de escolher o seu sistema é a garantia da segurança dos dados do seu paciente.

Vale ressaltar que, com a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é obrigatório o sigilo das informações. Para isso, é imprescindível que o sistema utilizado seja confiável e seguro.

2.      Instale o software para uso off-line no computador

Sem dúvida, é importante salvar todas as informações tanto localmente, no seu computador, quanto na nuvem. Isso porque caso ocorram imprevistos, como faltar internet ou falha no servidor do fornecedor contratado, você ainda terá acesso aos dados no momento que precisar.

Para isso, baixe o software na sua máquina para acessá-lo em modo off-line. Se mais funcionários precisarem entrar no sistema a partir de outros computadores, opte por uma ferramenta com sincronia multipontos dos dados.

Desse modo, sempre que uma alteração for realizada, ocorrerá sincronia para envio dessa informação para o servidor na nuvem. Assim, todos terão acesso aos dados atualizados.

3.      Crie e segmente os arquivos em pastas

Aqui vai uma dica bem simples: organize todos os seus arquivos em pastas! Neste sentido, a nuvem funciona de maneira parecida com o seu computador.

Primeiro, crie um sistema claro de organização. Para isso, estabeleça critérios para nomear os documentos e as pastas. Durante a distribuição dos arquivos, já verifique se não há documentos duplicados ou desnecessários, por exemplo, e exclua-os.

Uma dica importante é trabalhar com palavras-chaves nos nomes dos documentos. Desse modo, poderá encontrá-lo mais rapidamente. Segue exemplo: o cadastro de um funcionário pode ter as seguintes palavras: nome, sobrenome, setor e função.

Você também pode iniciar a segmentação das pastas por:

• Pacientes: subpastas para cada um com histórico médico, exames e datas das consultas;
• Controle financeiro: subpastas para balanço contábil dos últimos meses e anos, gastos com insumos, materiais, aluguel do prédio etc;
• Gestão de pessoas: subpastas com holerite dos funcionários, dados cadastrais, férias etc;
• Agenda on-line: subpastas por mês com datas e horários das consultas.

Esses são apenas alguns exemplos de como organizar os dados em nuvem na prática. Com o tempo, você identificará como prefere armazenar os arquivos.

Além disso, há ferramentas que já oferecem funcionalidades muito práticas, como o prontuário eletrônico, agenda on-line, laudo de exames, controle do estoque, gestão financeira e outros. Neste caso, avalie quais serviços precisa e qual é o melhor custo-benefício para o seu negócio.

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