A gestão de consultórios e clínicas médicas pode ser um verdadeiro desafio para os médicos. Isso porque administrar um negócio envolve diversas responsabilidades simultâneas, como organização de dados, controle financeiro, gestão de pessoas, marketing e boa experiência do paciente, dentre outros.

Com tantas atribuições, é possível que ocorram falhas nos processos que podem gerar diversos prejuízos. Uma delas é gastar mais do que o necessário. De fato, não conhecer profundamente e deixar de mensurar os recursos envolvidos em todas as áreas, por meio de um planejamento assertivo de gastos e investimentos, pode consumir mais dinheiro.

Mais do que isso, pode impedir o crescimento saudável, responsável e lucrativo do seu negócio. Por isso, selecionamos 6 dicas práticas para reduzir custos no consultório. Confira!

1.      Organizar e analisar o faturamento e as despesas

Sem dúvida, uma boa gestão financeira é um dos requisitos mais importantes para evitar prejuízos e diminuir os gastos da clínica. Para isso, é necessário desenvolver um planejamento assertivo com os faturamentos e despesas.

Neste sentido, é importante reconhecer e mensurar os recursos trabalhados em todas as áreas do seu consultório. Assim, terá os valores disponíveis em mãos para decidir quais rumos tomar e como aplicar cada um deles de forma eficaz.

Por exemplo, ao verificar todas as saídas do caixa, conseguirá identificar quais processos utilizam maior quantidade de recursos financeiros.

Em seguida, selecionamos algumas dicas para ajudar nesse objetivo:

• Realize um bom controle do seu fluxo de caixa;
• Não misture contas pessoais com as da clínica;
• Automatize processos internos;
• Tenha um bom planejamento financeiro;
• Acompanhe as despesas e receitas;
• Utilize um bom sistema de gestão de clínicas médicas.

São muitos dados e tempo disponível não é um dos pontos fortes da área médica. Por isso, contar com um software médico para organizar todas essas informações é essencial.

Para verificar o andamento do financeiro, você pode também implantar 8 indicadores que ajudarão a avaliar os resultados e definir novas estratégias.

2.      Automatizar os processos e ter acesso aos dados

Foto: Freepik

Atualmente, os softwares médicos ajudam a automatizar todos os processos internos dos consultórios e clínicas médicas. Dentre suas principais funcionalidades, estão o armazenamento do prontuário eletrônico, agenda on-line, controle de saída e entrada do estoque e dados financeiros, administrativos e de pessoal, como médicos e funcionários.

Por exemplo, a consulta marcada pela agenda on-line já fica disponibilizada no sistema, assim como todas as informações: médico que atendeu, forma de pagamento ou plano de saúde, realização de exames etc. Desse modo, reduz o tempo dedicado da equipe para essas tarefas e aumenta a produtividade, com foco em atividades mais complexas. Ou seja, maior eficiência operacional.

Dessa maneira, torna mais eficiente e rápida a gestão financeira e fornece dados concretos que possibilitam uma visão mais ampla do negócio. Ter em mãos indicadores eficientes como a taxa de agendamento/falta/cancelamento, ticket médio, captação de novos pacientes, retenção de usuários e faturamento, por exemplo, permitem uma análise profunda do seu negócio.

Assim, é possível ver exatamente como reduzir custos do consultório de forma assertiva. Por outro lado, ter um software médico apenas para agenda on-line, sem acessar aos dados, pode não compensar financeiramente.

Neste caso, é mais econômico seguir com a boa e velha agenda de papel.

3.      Diminuir a falta dos pacientes nas consultas agendadas

Sem dúvida, essa é uma das dificuldades mais frequente nos consultórios e clínicas médicas: o paciente faltar no dia da consulta, sem aviso prévio ou cancelamento. E, claro, isso tem grande impacto na receita do consultório, atrapalha a rotina e faz você perder tempo.

Portanto, é fundamental adotar estratégias para diminuir a taxa de ausência e de cancelamentos em cima da hora. Em seguida, veja 8 passos para reduzir custos no consultório com a falta de paciente:

• Ofereça agendamento on-line;
• Confirme a consulta por meio de ferramentas eletrônicas;
• Disponibilize o endereço e canais de comunicação de forma clara;
• Faça a confirmação com boa antecedência;
• Garanta uma boa gestão da agenda;
• Peça pagamento de um percentual antes da consulta;
• Faça a gestão da jornada do paciente;
• Não atrase a consulta.

E como colocar tudo isso em prática? Fizemos um passo a passo neste artigo.

4.      Reduzir uso de materiais de escritório

Ao optar por sistemas tecnológicos, a redução de papel no dia a dia do consultório é significativa. Por exemplo, as agendas e os prontuários passam a ser eletrônicos. Também a economia com locação ou compra de impressoras, tinta, manutenção e tempo da equipe no preenchimento das folhas.

Além de reduzir custos no consultório e ajudar bastante o meio ambiente, há também a centralização das informações, que é importante para a visão 360º do seu negócio.

5.      Negociar com os fornecedores

Ao conhecer exatamente a quantidade de suprimentos e materiais e quando o consultório precisa, você pode negociar valores mais atrativos com os fornecedores. Isso porque terá previsibilidade de compras, o que também é uma vantagem ao parceiro.

6.      Controlar o estoque

Foto: Freepik

Sem dúvida, é fundamental controlar as entradas e saídas, saber quais suprimentos são mais utilizados e quais são os períodos de mais uso de cada item do estoque para reduzir custos no consultório.

Para isso, o primeiro passo é padronizar os processos. Cadastre cada material, com registro do código e descrição detalhada. Quando o produto for retirado, também é imprescindível dar baixa.

Fique de olho também na validade dos produtos e no armazenamento adequado para não perder nenhum item.

Outra dica é fazer um inventário. Isso permitirá conhecer todos os produtos armazenados e o perfil de uso a partir das entradas e saídas. Além disso, auxilia no cálculo do custo do estoque com manutenção, perdas e desperdícios de materiais.

Para fazer um bom controle de estoque, é possível optar por sistemas e softwares de gestão com essa finalidade. Todo o catálogo é armazenado na nuvem, em segurança e com fácil acesso. É possível acompanhar o fluxo e os gastos financeiros com relatórios e planilhas periódicas. Dessa forma, toda administração é baseada em dados, tornando as decisões mais assertivas.

Por exemplo, há ferramentas que permitem visualizar entradas por fornecedor e saídas por tipos de procedimentos. Assim, você sabe quais materiais tem maior uso e consegue negociar valores e formas de pagamentos melhores para seu negócio.

Sem dúvida, os sistemas de gestão médica ajudam a reduzir custos no consultório ao automatizar processos, aumentar a produtividade, centralizar dados e fornecer relatórios completos, intuitivos e de fácil acesso, para tomadas de decisões mais assertivas.

Revisado por Paulo Schor, médico oftalmologista, professor livre docente e diretor de inovação da Universidade Federal de São Paulo (Unifesp) e colaborador da Faculdade de Medicina do Hospital Albert Einstein.

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