Ao tornar-se médico, você também precisa desenvolver outra habilidade: a de administrador. Isso porque, mesmo delegando e automatizando parte dos processos da sua clínica, é necessário fazer a gestão financeira, de recursos humanos, de marketing, do estoque, dos equipamentos, dentre outras.

Para tomar decisões mais assertivas e corrigir falhas, é necessário possuir e analisar dados. Para isso, é importante ter as informações digitalizadas do seu negócio. Desse modo, você não perde muito tempo durante o processo e evita retrabalho. Por exemplo, é fundamental investir em prontuário eletrônico e agendamento on-line de consultas.

Hoje, observamos a tendência de as clínicas possuírem departamentos exclusivos para esse trabalho. Isso porque as informações geradas e interpretadas são importantes para identificar oportunidades e gargalos de crescimento. Para isso, é fundamental definir os indicadores de desempenho (KPIs) do seu negócio.

Portanto, veja 8 indicadores para clínicas médicas que ajudarão você a avaliar os resultados e definir novas estratégias para o seu negócio.

 

8 indicadores para clínicas médicas

 

  1. Taxa de permanência
  2. Taxa de retorno
  3. Cancelamentos e faltas
  4. Tempo de espera
  5. Novos pacientes
  6. Produtividade
  7. Faturamento bruto
  8. Retorno sobre o Investimento (ROI)

 

1.      Taxa de permanência

 

Alguns tratamentos exigem acompanhamento pelo especialista. Esse indicador para clínica avalia a desistência do procedimento. Outra função é demonstrar quantos pacientes foram fidelizados. Ou seja, que retornam para check-ups dentro do prazo indicado.

Caso o resultado demonstre que a taxa de permanência é baixa, é necessário analisar profundamente os motivos. Desse modo, você detecta se pode ser por um problema no atendimento da sua clínica, por exemplo. E, assim, traçar estratégias para melhorar o KPI.

Para isso, verifique os históricos de agendamento e reúna os dados de quantos pacientes não retornaram mais.

 

2.      Taxa de retorno

 

indicadores para clínicas médicas

Foto: Freepik

 

É fundamental identificar quantos pacientes voltaram para a sua clínica após a primeira consulta. Aqui, caso a taxa de retorno estiver baixa, também é preciso avaliar as causas de o paciente não aparecer mais.

Você pode seguir a mesma técnica do indicador de taxa de permanência: somar quantas pessoas não voltaram no retorno. Se for identificado que as principais razões são o atendimento, estrutura da clínica, qualidade dos exames e equipamentos ou ações de marketing para o público-alvo errado, por exemplo, é necessário definir e implementar melhorias urgente.

 

3.      Cancelamento e faltas

 

Muitos pacientes não comparecem ou cancelam a consulta? Ou você não tem essa informação ainda? Esses dados são essenciais para sua clínica. Isso porque há diversas causas para isso.

Por exemplo, após agendar e saber do preço, a pessoa pode ter tido vergonha de desmarcar por motivos financeiros. Ou pedir desconto. Outra possibilidade é a atração do perfil errado de paciente, que faz com que ele cancele ou falte. Há também o simples fato de esquecer do compromisso.

Após avaliar a agenda e ter em mãos os dados de cancelamento e falta, vale a pena adotar mecanismos de comunicação com o paciente. A sua secretária pode ligar um dia antes para confirmar a presença. Há também sistemas automáticos que enviam lembretes via SMS ou WhatsApp.

Esse é a ação mais rápida e fácil de fazer. Depois, vale a pena repensar as estratégias de marketing para atrair não só o paciente focado na doença, mas também na manutenção da saúde.

 

4.      Tempo de espera

 

De fato, uma das reclamações mais comuns dos pacientes é o atraso no atendimento. Por isso, um dos indicadores para clínicas mais importantes é o tempo de espera.

Claro que imprevistos podem acontecer, mas não podem virar regra. Para isso, peça para as secretárias anotarem o horário em que o paciente chegou e a hora que foram atendidos. Depois, avalie formas de melhorar esse KPI, como reduzir a demora e oferecer uma sala de espera mais confortável.

 

5.      Novos pacientes

 

Após implantar indicadores para clínicas médicas que mantém os pacientes já existentes, está na hora de aumentar a clientela. Verifique os novos cadastros e descubra qual é a taxa de novos pacientes. Se utiliza um prontuário eletrônico, é ainda mais fácil e rápido conseguir esses dados.

Está abaixo do que gostaria? Pense em novas ações de marketing para atrair mais gente para o seu negócio.

 

6.      Produtividade

 

indicadores para clínicas médicas

 

É fundamental ter conhecimento da eficiência de cada processo interno da clínica. Quanto tempo para repor os materiais no estoque? Quanto tempo a sua secretária leva para confirmar as consultas do dia seguinte? Quantos exames determinado equipamento consegue fazer por hora? Qual a durabilidade média das consulta?

Tudo isso precisa ser transformado em métricas para avaliar quais procedimentos estão corretos, quais precisam ser otimizados e para desenvolver novos planejamentos para o negócio evoluir.

 

7.      Faturamento bruto

 

Ao fechar o balanço do mês, é preciso medir a entrada e saída de dinheiro para saber se o negócio está dando lucro ou prejuízo. Se a taxa de faturamento estiver abaixo da esperada, é preciso reavaliar os processos e determinar novas estratégias para aumentar a renda. A lucratividade das atividades de saúde deve estar entre 10 e 15%.

Para facilitar essa avaliação, vale a pena contar com sistemas financeiros para clínicas médicas. Com essa tecnologia, todas as transações serão registradas e organizadas. Além disso, você terá relatórios completos, com gráficos, para análises.

 

8.      Retorno sobre o Investimento (ROI)

 

indicadores para clínicas médicas

Foto: Freepik

 

Por fim, uma das métricas essenciais é o Retorno sobre Investimento (ROI). Basicamente, ela mede a quantia de lucro sobre determinada aquisição. Por exemplo, o número de exames realizados com o equipamento X. A quantidade de consultas feitas pelo médico Y.

O cálculo é o seguinte:

ROI = (lucro – investimento) / (investimento x100)

É simples: quanto maior o ROI, melhor é o investimento feito. Por outro lado, se o resultado for baixo ou até negativo, quer dizer que a clínica está tendo prejuízo.

Vale ressaltar também que é preciso incluir nesta conta os rendimentos que receberia, caso tivesse investido o dinheiro empregado na clínica, no mercado financeiro. Outro cálculo necessário é a depreciação dos equipamentos, que pode chegar a 80% em cinco anos.

Por isso, os indicadores para clínicas médicas são importantíssimos. Lembre-se: o desempenho da sua clínica também necessita de avaliação constante para verificar a saúde do seu negócio.

 

Revisado por Paulo Schor, médico oftalmologista, professor livre docente e diretor de inovação da Universidade Federal de São Paulo (Unifesp) e colaborador da Faculdade de Medicina do Hospital Albert Einstein.

 

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