Sem dúvida, as faltas de pacientes em consultas e exames agendados são um dos problemas mais comuns enfrentados pelos médicos. E, claro, isso diminui a receita do consultório, atrapalha a rotina e faz você perder tempo.

Por isso, é fundamental adotar estratégias para diminuir a taxa de ausência e de cancelamentos em cima da hora. Em seguida, confira 8 passos para implementar no seu negócio agora e garantir mais consultas realizadas.

8 passos para reduzir as faltas de pacientes:

1. Ofereça agendamento on-line;
2. Confirme a consulta por meio de ferramentas eletrônicas;
3. Disponibilize o endereço e canais de comunicação de forma clara;
4. Faça a confirmação com boa antecedência;
5. Garanta uma boa gestão da agenda;
6. Peça pagamento de um percentual antes da consulta;
7. Faça a gestão da jornada do paciente;
8. Não atrase a consulta.

Agora, confira como colocar cada passo em prática.

1.      Ofereça agendamento on-line

O agendamento on-line permite que o paciente acesse a agenda da clínica no site ou aplicativo, verifique os dias e horários disponíveis e marque o atendimento. Todo esse processo é realizado sem o contato direto com o consultório.

De fato, um dos principais motivos de ausência na consulta é a adaptação que o paciente precisa realizar em sua rotina à agenda do médico. Desse modo, a atividade adiada pode tornar-se mais urgente do que a consulta. E, assim, o paciente não comparecer.

Outra vantagem da ferramenta é a redução do tempo investido da sua equipe, no agendamento do atendimento, e do próprio paciente, que não precisará aguardar por telefone.

Entretanto, é necessário garantir a segurança de dados do paciente no agendamento on-line. Para isso, é possível recorrer a sistemas de telemedicina que oferecem esse serviço.

2.      Confirme a consulta por meio de ferramentas eletrônicas

Outra estratégia que diminui bastante as faltas de pacientes é a confirmação da consulta utilizando ferramentas eletrônicas. Isso porque é frequente o paciente simplesmente ter esquecido do compromisso.

Por exemplo, envie um lembrete por SMS ou e-mail e dê a opção de manter ou cancelar o atendimento. A sua equipe também pode recorrer ao WhatsApp para o contato com o paciente.

Além de reduzir as ausências, também gera mais tempo livre para sua equipe e menos custos ao consultório ao reduzir o tempo e dinheiro em ligações. Isso porque é possível automatizar o envio da mensagem.

Mas, atenção: busque sempre ferramentas para garantir a segurança das informações.

3.      Disponibilize o endereço e canais de comunicação de forma clara

Já aconteceu de o paciente informar que foi difícil encontrar o consultório pois o endereço está errado na internet? Ou que não conseguiu ligar porque a linha estava fora de área?

É fundamental disponibilizar todas as informações e canais de comunicação do seu negócio corretamente e de forma simples. Para isso, você pode usar o site, aplicativo e o Google Meu Negócio.

Além dos dados estarem on-line, oriente a sua equipe a informar o endereço e contatos em todo agendamento por telefone.

4.      Faça a confirmação com boa antecedência

Para encaixar a tempo outro paciente no lugar daquele que cancelou, é necessário estabelecer o período de antecedência em que deve enviar o lembrete da consulta agendada.

A sugestão é 24 horas antes do atendimento. Assim, o paciente já sabe se conseguirá comparecer ou não. Dessa maneira, você não perde tempo e dinheiro com a ausência.

5.      Garanta uma boa gestão da agenda

Enviou o lembrete e o paciente ainda não retornou? Agora é hora de ligar para ele.

Para isso, é fundamental que a equipe de recepcionistas esteja preparada para fazer uma boa gestão da agenda. Ao notar que o paciente ainda não confirmou, os funcionários já conseguem entrar em contato e agendar outro no lugar, caso seja necessário.

6.      Peça pagamento de um percentual antes da consulta

Se você atende fora dos planos de saúde, pedir parte do valor da consulta antecipado pode reduzir bastante as faltas dos pacientes. Isso porque gera comprometimento com o atendimento agendado.

Neste caso, também é importante oferecer formas facilitadas de pagamento, como boletos, depósitos ou PIX. Caso o paciente queira cancelar com antecedência, você pode definir se o reembolsará no valor total ou em parte dele.

Porém, é preciso muito cuidado ao adotar essa estratégia. Ela é indicada para quem já é autoridade na especialidade e tem agenda lotada, por exemplo. Isso porque alguns pacientes podem não gostar e desistirem de consultar com você.

7.      Faça a gestão da jornada do paciente

Afinal, como avaliar se as estratégias implementadas estão dando certo? Além de observar naturalmente no dia a dia, é fundamental avaliar os indicadores de consultas.

Analise as causas da falta e identifique padrões e perfis. Para isso, você pode verificar os motivos pela busca da consulta; período antes do agendamento; causas do cancelamento e a diferença entre agendamentos e consultas realizadas.

Descobriu os principais motivos de falta? Então, trace novas estratégias ou faça os ajustes necessários.

Por exemplo, se os pacientes agendam com bastante antecedência e não comparecem, você pode enviar mais lembretes. Por outro lado, se os que marcam mais perto da data da consulta são os que mais faltam, você pode diminuir a antecedência do agendamento e/ou solicitar pagamento parcial antes.

Para ter acesso a esses dados, você pode optar por sistemas de telemedicina.

8.      Não atrase a consulta

Por fim, não atrase a consulta ou desmarque em cima da hora. Ao fazer isso, o seu paciente também se sente no direito de chegar atrasado ou até faltar, sem avisar com antecedência.

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