A digitalização de prontuários médicos é amparada na lei n° 13.787/2018, que dispõe sobre a utilização de sistemas informativos para a guarda, armazenamento e o manuseio das informações do paciente.

Todo o processo deve assegurar a integridade, autenticidade e confidencialidade do documento digital. Para isso, é obrigatória a análise de uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, especificamente criada para essa finalidade.

Outra exigência é utilizar um certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito.

O texto também autoriza a eliminação dos documentos após a digitalização.

Como é necessário guardar por no mínimo 20 anos as informações, a adesão ao digital libera espaço na sua clínica e também garante a segurança de dados do paciente. Ainda mais agora com a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em que torna obrigatório o sigilo das informações e autorização para o compartilhamento de dados pessoais.

Para isso, invista em um digitalizador de imagens, como um scanner, ou o próprio smartphone. Em seguida, veja como digitalizar os prontuários médicos em 6 etapas.

1.      Organize os prontuários

Antes de começar a capturar as imagens, você e sua equipe precisam organizar os prontuários. O primeiro passo é separar as pastas por ordem alfabética. Em seguida, prepare os documentos: retire grampos e clipes e limpe o papel com cuidado, caso precise.

Lembre-se que os prontuários digitais precisam fornecer todas as informações de forma nítida.

2.      Defina o sistema de digitalização de prontuários médicos

Com tudo organizado, escolha qual dispositivo utilizará: scanner ou smartphone. Neste caso, o mais adequado é o scanner, pois oferece alta qualidade da imagem e possibilidade de conversão em diferentes formatos (PNG, JPG, PDF ou TIF).

De fato, o celular pode agilizar todo o processo, desde que tenha uma boa câmera. Porém, pode deixar alguns papéis desfocados e você terá que repetir o processo mais vezes.

3.      Configure o scanner

Se optou pelo scanner, você precisará instalar o dispositivo no seu computador, por um cabo USB ou pelo wi-fi. Geralmente, a impressora tem um programa para digitalização, que vem em um CD ou fica disponível no site da empresa.

Outra possibilidade é acessar o “dispositivos e impressoras” pelo painel de controle do seu computador.

Finalizada a digitalização, você pode salvar a imagem em pasta pré-criada.

Entretanto, se escolheu realizar o processo pelo smartphone, há dois caminhos: tirar fotos com a câmera e depois salvar em um local seguro ou baixar um aplicativo de scanner. No app, você também utilizará a câmera, porém a imagem ficará mais nítida e você poderá escolher o formato do arquivo.

4.      Confira a qualidade da imagem

Essa etapa é fundamental: verifique se cada imagem capturada está legível antes de prosseguir a digitalização de prontuários médicos. Isso porque o documento pode ficar embaçado, por exemplo. E as chances de isso acontecer aumentam se for utilizado o celular.

Dessa forma, será necessário refazer o processo até garantir a alta qualidade do documento digital.

5.      Armazene os prontuários digitais na nuvem

Como já falamos, é essencial garantir a segurança dos dados do paciente no ambiente digital. Para isso, armazene os prontuários na nuvem. Lá, você e sua equipe podem acessar a qualquer momento, em todo lugar, e compartilhar as informações.

Também evita perder os dados caso seu computador quebre, por exemplo, ou que ocupem muito espaço no seu dispositivo.

Atualmente, há diversas opções de armazenamento em nuvem no mercado. Um dos sistemas mais populares hoje em dia é o Google Drive. De fato, ele é bem simples de usar e oferece diversas versões, tanto para pessoas físicas quanto para empresas.

Mas, um dos principais fatores que precisa levar em consideração é a garantia da segurança dos dados do seu paciente. O sistema precisa ser confiável e seguro.

Neste sentido, vale a pena consultar empresas que oferecem opções específicas para médicos, consultórios, clínicas e instituições de saúde.

6.      Comece a usar prontuários eletrônicos

Com a digitalização de todos os prontuários do seu consultório, que tal já começar a usar um sistema de prontuário eletrônico? Hoje, a ferramenta é bastante popular e uma das principais em gestão.

Ao reunir as informações do paciente, a tecnologia facilita o acompanhamento por vários especialistas e profissionais da saúde. Além disso, é possível consultar todo o histórico do paciente, como atendimentos, exames, medicamentos e tratamentos realizados de forma rápida e simples.

Aqui, também vale escolher o que garante a segurança e sigilo das informações do paciente.

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