Escolher um bom secretário para consultório médico pode ser um verdadeiro desafio. Isso porque é preciso levar em consideração vários fatores, como confiabilidade, competência, inovação, domínio de sistemas de gestão e a garantia de oferecer um atendimento humanizado ao paciente.

Desse modo, conhecer técnicas de recrutamento e seleção pode ajudar você a contratar o profissional certo para o seu negócio. Em seguida, separamos algumas dicas para encontrar o secretário ideal. Confira!

1.      Definir as atribuições da função e salário

Antes de tudo, é preciso entender quais são as necessidades do seu consultório em relação ao secretário. Quais serão as tarefas do funcionário? Por exemplo, além de atender os pacientes e agendar as consultas, também cuidará dos recebimentos e contas a pagar? Auxiliará nas consultas? Ficará responsável pela organização da recepção e pelo consultório quando não estiver presente?

A Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) define o cargo de secretário recepcionisto para clínica médica (CBO 4221.10) com as seguintes atribuições:

1. Recepcionam e prestam serviços de apoio a pacientes;
2. Prestam atendimento telefônico e fornecem informações em consultórios, hospitais e outros estabelecimentos;
3. Marcam entrevistas ou consultas e recebem pacientes;
4. Averiguam suas necessidades e dirigem ao lugar ou a pessoa procurada;
5. Agendam serviços;
6. Observam normas internas de segurança, conferindo documentos e idoneidade dos pacinetes e notificando seguranças sobre presenças estranhas;
7. Fecham contas e estadias de pacientes;
8. Organizam informações e planejam o trabalho do cotidiano.

De fato, quanto mais complexas as responsabilidades, maior é o nível de exigência no processo seletivo. Com as atribuições definidas, faça o escopo da vaga.

Algumas competências são essenciais em um secretário médico: boa comunicação, comprometimento, confiabilidade, facilidade em lidar com tecnologias e foco no paciente.

Se já possui outros secretários, os inclua no recrutamento. Com certeza, as opiniões deles facilitarão na nova escolha. Além disso, organize bem a divisão de funções para ficar claro quais são as responsabilidades de cada um.

Nessa etapa, também é muito importante definir a faixa de salário. Para isso, consulte colegas da região. Dessa forma, pode propor valores praticados no mercado.

2.      Fazer a divulgação da vaga de secretário para consultório médico

Agora, é hora de todo mundo saber que está procurando um secretário para consultório médico. Divulgue no site e redes sociais da sua clínica e em sites especializados, como Catho, Vagas.com, Trabalha Brasil e LinkedIn.

A oportunidade deve conter o nome da vaga, atribuições e benefícios. Além disso, também solicite cartas de recomendação. Não se esqueça de colocar o canal em que receberá os currículos (e-mail, WhatsApp ou ligação telefônica) e a data limite de envio.

Em seguida, peça para os outros funcionários indicarem alguém, caso conheçam um perfil que atenda aos requisitos. Vale também compartilhar a oportunidade nos grupos de WhatsApp. Às vezes, alguns colegas têm boas profissionais para recomendar.

3.      Organize as entrevistas

O ideal é organizar os dias das entrevistas. Busque agendar poucos candidatos por dia. Confira o currículo de cada um antes de entrar na sala. Separe de 30 a 45 minutos para cada conversa. Tenha a lista de perguntas em mãos e também faça questionamentos específicos para cada candidato.

Foto: Freepik

4.      Determinar as perguntas da entrevista

Após selecionar os currículos mais aderentes à vaga, faça uma lista com as principais perguntas. Busque fazer questionamentos mais abertos e situacionais.

Por exemplo, ao invés de perguntar se o candidato alcança as metas estabelecidas, pergunte quais resultados entregou e como fez para atingir o objetivo em determinada experiência profissional.

Também é necessário avaliar se realmente possui as principais competências. Veja como analisar cada uma delas:

1.      Comunicação

O secretário para consultório médico precisa apresentar boa dicção, organização de pensamentos e objetividade na fala. Isso porque é necessário conciliar atendimentos telefônicos e presenciais, por exemplo, além de organizar documentos e encaminhar pacientes para consulta.

Outra situação recorrente é passar informações desagradáveis, como falta de agenda, atrasos e adiamentos, e saber lidar com a possível frustração dos pacientes.

Para certificar-se que ele possui essa habilidade, faça perguntas como:

• Como sabe que a outra pessoa entende perfeitamente a mensagem que você quer passar?;
• Fale sobre uma situação em que precisou lidar com muita informação simultânea. Como se organizou?;
• Como deu uma notícia ruim para alguém?
• Você se considera tímido? Conte uma situação em que enfrentou isso para alcançar o seu objetivo.

2.      Tecnologia

Hoje em dia, há diversos softwares que facilitam a gestão médica: agendamento e confirmação de consultas, prontuário eletrônico, teleconsulta, entrada e saída de materiais etc.

Dessa forma, é essencial que o novo colaborador saiba lidar com tecnologias. Para ter certeza dessa capacidade, você pode perguntar:

• Usa a internet com frequência?;
• Utiliza e-mail, WhatsApp e redes sociais?;
• Sabe o básico de excel?;
• Já usou alguma ferramenta de gestão? Conte-me qual e como foi a experiência.

3.      Atendimento humanizado

Oferecer um atendimento humanizado de ponta a ponta é muito importante para o sucesso de qualquer clínica médica. Por isso, é fundamental que o secretário tenha foco no paciente.

Para avaliar esse requisito, faça os seguintes questionamentos:

• Como você reage quando alguém é mal-educado com você?
• Se ligassem procurando uma consulta urgente, mas não há agenda disponível no mês, como você lidaria com a situação?

Foto: Freepik

4.      Autogestão

Com a correria do dia a dia, o novo secretário precisa ser organizado e proativo. Afinal, não sobra muito tempo para “microgerenciar” cada funcionário. Para isso, você precisa avaliar a capacidade do candidato em tomar decisões, solucionar problemas, organizar processos e documentos e trabalhar em equipe.

Para identificar essas habilidades, pergunte:

• Fale sobre um momento em que precisou tomar uma decisão;
• Como organiza a sua semana?;
• Como trabalha em equipe? Conte uma situação em que liderou.

5.      Escolher o melhor candidato para secretário de consultório médico

Mesmo que algum candidato tenha se sobressaído, é importante organizar todas as entrevistas e suas percepções em uma planilha. Por exemplo, liste todas as competências e dê uma nota para cada. Ao final, escreva suas percepções sobre cada um.

Dessa maneira, ficará mais fácil escolher o melhor secretário para consultório médico.

Vale ressaltar que dificilmente encontrará alguém que atenda perfeitamente a todos os requisitos. Então, invista no profissional que apresente mais competências, potencial de desenvolvimento e identificação com o ambiente de trabalho do seu negócio.

Revisado por Paulo Schor, médico oftalmologista, professor livre docente e diretor de inovação da Universidade Federal de São Paulo (Unifesp) e colaborador da Faculdade de Medicina do Hospital Albert Einstein.

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