Sabemos que o foco do médico é na qualidade do atendimento prestado ao paciente. Entretanto, para alcançar esse objetivo, é fundamental enxergar o consultório como um negócio que precisa ser gerido com eficiência.

Neste sentido, a tecnologia surge como uma poderosa ferramenta para facilitar a organização das diversas demandas do dia a dia. Cada vez mais, os avanços desse setor na área de saúde tornam a administração, a contabilidade e o atendimento mais simples e menos onerosos.

Para isso, é possível investir em tecnologias criadas especificamente para médicos. Elas ajudam a descomplicar a rotina e resolver algumas dificuldades da sua clínica.

Quer saber quais são os principais problemas na gestão do consultório que a tecnologia auxilia? Veja abaixo.

1.      Erros no agendamento de consultas e maior tempo de espera

Já aconteceu de dois pacientes estarem agendados para o mesmo horário? Ou programar um tempo inferior de consulta do que o necessário?

Esses erros fazem com que os seus pacientes esperem mais pela consulta ou até tenham que voltar outro dia. E isso gera insatisfação e menor fidelização para o seu negócio.

Para resolver essa dor de cabeça, é possível investir no agendamento de consultas on-line. A ferramenta facilita a rotina tanto do usuário, que não encara as linhas telefônicas ocupadas frequentemente, quanto dos funcionários da clínica, pois ganham em produtividade e organização.

Ou, se preferir, opte por uma agenda eletrônica em que apenas os funcionários terão acesso. Assim, você terá mais controle e estruturação dos agendamentos.

Outra solução é calcular o tempo médio das consultas. Por exemplo, reserve mais tempo para o primeiro atendimento e alguns minutos menos para o retorno, que costuma ser mais rápido.

2.      Falta dos pacientes nas consultas

Infelizmente, a falta de pacientes nas consultas é um dos problemas mais comuns enfrentados pelos médicos. Muitos simplesmente esquecem do compromisso ou não conseguem comparecer no dia marcado, mas não encaram linhas ocupadas para desmarcar o atendimento.

Com o serviço de agenda dos softwares médicos, é possível confirmar a consulta com o paciente pouco antes da data, por SMS ou e-mail, por exemplo. Dessa maneira, ajuda em um dos principais problemas na gestão do consultório.

3.      Perda de prontuário

O prontuário é fundamental para verificar o histórico do paciente e dar sequência no bom atendimento. E, se o registro estiver em papel, é muito mais difícil encontrá-lo devido ao grande volume de pacientes. Mais do que isso, é mais fácil perder informações importantes.

Hoje, o prontuário eletrônico é o mais comum nas clínicas e uma das principais ferramentas de gestão. Ao reunir as informações do paciente, a tecnologia facilita o acompanhamento por vários especialistas e profissionais da saúde.

Por exemplo, é possível consultar todo o histórico do paciente, como atendimentos, exames, medicamentos e tratamentos realizados. Tudo isso possibilita a agilidade no atendimento, o diagnóstico mais preciso e a rapidez no início de tratamentos.

4.      Ausência de material no estoque

Imagine precisar de um material para um procedimento simples e não ter no estoque? Com tantas demandas para resolver no dia a dia para o bom funcionamento do seu negócio, é comum esquecer de solicitar materiais com fornecedores.

Por isso, a falta de planejamento e controle de entrada e saída são alguns dos problemas na gestão do consultório mais frequentes. Para resolver esse empecilho de forma mais rápida, há no mercado diversas tecnologias que oferecem sistemas de controle do estoque totalmente eletrônicos.

Desse modo, elas conseguem automatizar uma série de processos, aumentando a produtividade e a rapidez do consultório.

Com elas, todo o catálogo estará armazenado na nuvem, em segurança e com fácil acesso. É possível acompanhar o fluxo e os gastos financeiros com relatórios e planilhas periódicas. Dessa forma, toda administração é baseada em dados, tornando as decisões mais assertivas.

Por exemplo, há ferramentas que permitem visualizar entradas por fornecedor e saídas por tipos de procedimentos. Assim, você sabe quais materiais tem maior uso e consegue negociar valores e formas de pagamentos melhores para seu negócio.

Além disso, é possível entender melhor a demanda, acabar com custos desnecessários e evitar falta de produto no estoque.

5.      Insegurança dos dados on-line

Recentemente, foi promulgada a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que aumenta a segurança das informações de todo usuário de internet e elimina o compartilhamento de seus dados sem autorização.

Por exemplo, é imprescindível que a troca de dados, consultas on-line e envio de exames para laudo ocorram em ambiente confiável e seguro. Ou seja, o WhatsApp ou o serviço de e-mail podem não ser seguros o suficiente.

Portanto, o indicado é contratar bons softwares médicos e com máxima segurança. Isso porque o vazamento de informações ou o uso indevido pode acarretar multa de 2% do faturamento da empresa, de acordo com a LGPD.

6.      Processos inexistentes ou desorganizados

Qualquer negócio, em qualquer área, necessita de processos de organização bem claros e funcionais. Como exemplo, o atendimento ao paciente, o arquivamento de prontuários, a cobrança dos convênios, dentre outros.

Sem dúvida, quando tudo está desorganizado, pode atrapalhar o bom andamento e o faturamento da clínica.

Como são muitas tarefas, a tecnologia pode auxiliar a agilizar os processos e até a armazenar tudo em um único local, com fácil acesso e de forma intuitiva.

7.      Decisões erradas por falta de informações

Sem todas as informações, como tomar uma boa decisão para o seu negócio? De fato, ter acesso aos dados completos do seu consultório faz total diferença nesse momento.

Para isso, você precisa ter em mãos indicadores eficientes como a taxa de agendamento/falta/cancelamento, ticket médio, captação de novos pacientes, retenção de usuários e faturamento, por exemplo.

E, claro que se os dados estiverem em tabelas manuais, ficará mais demorado analisá-los. Já com a adesão da tecnologia, como os sistemas médicos, todas as informações estarão centralizadas.

Mais do que isso, há ferramentas que geram relatórios automaticamente.

Conclusão

De fato, ser médico e administrador do próprio consultório acarreta em uma sobrecarga de tarefas. Dentre elas, o bom atendimento aos pacientes, a gestão financeira, a coordenação de pessoas, a implantação de processos, a manutenção do prédio, a estratégia de marketing etc.

Por isso, tecnologias que resolvem ou facilitem problemas na gestão do consultório é um investimento importante para a saúde e prosperidade do seu negócio.

Agora, quer saber mais como resolver problemas na gestão do consultório? Acompanhe o blog da Phelcom.