A gestão de documentos para clínica médica geralmente requer muito trabalho, pois inclui lista de fornecedores, prontuário dos pacientes, notas fiscais, documentos dos planos de saúde, suprimentos e outras informações. Além disso, ainda é fundamental manter o arquivo organizado, de fácil acesso e seguro.

Existem leis específicas sobre custódia e armazenamento de documentos. Uma das exigências é o correto armazenamento das informações e a segurança dos dados. Ou seja, são dados sensíveis e que necessitam de atenção especial.

Para ajudar na organização e gestão de documentos para clínica médica, separamos algumas dicas sobre como cuidar de todas essas informações. Confira!

1.      Digitalização de documentos já existentes

O primeiro passo para a digitalização dos documentos físicos é separar as pastas por ordem alfabética. Em seguida, prepare os papéis: retire grampos e clipes e limpe-o com cuidado, caso precise.

Lembre-se que as imagens captadas precisam fornecer todas as informações de forma nítida. Para isso, invista em um scanner com alta qualidade da imagem e possibilidade de conversão em diferentes formatos (PNG, JPG, PDF ou TIF).

Também é possível usar o celular, que pode agilizar todo o processo desde que tenha uma boa câmera. Porém, pode deixar alguns papéis desfocados e você terá que repetir o processo mais vezes.

Ao terminar, verifique se cada imagem está legível antes de prosseguir. Isso porque o documento pode ficar embaçado, por exemplo.

Outra opção é contratar empresas especialistas neste serviço, que podem fazer a digitalização na própria clínica ou receber os documentos. Inclusive, oferecem a possibilidade de indexação e procura posterior.

2.      Armazenamento de documentos em nuvem

O armazenamento de documentos em nuvem permite o acesso on-line, quando e de onde quiser. Também é mais seguro em relação aos softwares instalados apenas no computador.

Atualmente, há diversas soluções para consultórios médicos. Um dos sistemas mais populares é o Google Drive. De fato, ele é bem simples de usar e oferece diversas versões, tanto para pessoas físicas quanto para empresas.

Mas, um dos principais fatores que precisa levar em consideração é a garantia da segurança dos dados do seu paciente. O sistema precisa ser confiável, seguro e regulado.

Neste sentido, vale a pena consultar empresas que oferecem opções específicas para médicos, consultórios, clínicas e instituições de saúde.

Há sistemas de gerenciamento de consultório que, além do armazenamento, tem desde o simples serviço de e-mail e agendamento de consultas até o acesso e segurança a exames e ao histórico completo do paciente.

Dentre seus principais benefícios, estão a segurança dos dados, integração das informações do paciente e da administração, rápido acesso, agilidade nos processos, aumento da rentabilidade da clínica, maior capacidade de armazenamento e suporte remoto.

3.      Prontuário eletrônico

A digitalização de prontuários médicos é amparada na lei n° 13.787/2018, que dispõe sobre a utilização de sistemas informativos para a guarda, armazenamento e o manuseio das informações do paciente.

Todo o processo de guarda de informação médica (prontuário) deve assegurar a integridade, autenticidade e confidencialidade da informação. Outra exigência é o programa utilizado ter o selo de conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e da Sociedade Brasileira de Informática Médica (Sbis).

Também é necessário utilizar um certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito.

O texto também autoriza a eliminação dos documentos após a digitalização.

Como é necessário guardar por no mínimo 20 anos as informações, a adesão ao digital libera espaço na sua clínica e também garante a segurança de dados do paciente. Ainda mais agora com a nova LGPD em que torna obrigatório o sigilo das informações e autorização para o compartilhamento de dados pessoais.

Esses dados podem ser migrados para um prontuário eletrônico, que além de já ser digital, facilita o acesso das informações do paciente por vários especialistas e profissionais da saúde. Além disso, é possível consultar todo o histórico, como atendimentos, exames, medicamentos e tratamentos realizados de forma rápida e simples.

Sem dúvida, isso ajuda a gerar diagnósticos mais assertivos e tratamentos mais rápidos.

4.      Sistemas de gestão documental

Um sistema digital de gestão de documentos para clínica médica simplifica a guarda e o encontro dos dados do seu negócio. Isto é, você sobe as informações para o on-line e não precisa mais ter espaço e funcionários exclusivos para cuidar dos papéis.

Além de dar adeus as inúmeras pastas, um sistema digital concentra e organiza todos os dados em um único local. Dentre as principais vantagens, estão a segurança, a centralização das informações, mais produtividade da equipe, acesso facilitado e redução de custos.

Atualmente, há diversas opções no mercado voltadas para instituições de saúde, como consultórios, clínicas, laboratórios e hospitais. Para escolher, é preciso avaliar quais as necessidades do negócio e qual sistema atende com o melhor custo-benefício.

Revisado por Paulo Schor, médico oftalmologista, professor livre docente e diretor de inovação da Universidade Federal de São Paulo (Unifesp) e colaborador da Faculdade de Medicina do Hospital Albert Einstein.

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