O controle de estoque para clínicas é uma ferramenta de gestão essencial para o negócio. Isso porque garante que os equipamentos e materiais estejam sempre disponíveis quando necessário. E, dessa forma, impacta diretamente na boa experiência do paciente e no retorno financeiro do consultório.

Sem dúvida, o aprimoramento constante desse setor traz diversos benefícios, como mais praticidade, melhor organização, conhecimento de todos os produtos, redução de custos, menos perdas e menor retrabalho, dentre outros.

Em seguida, confira como fazer o controle de estoque para clínicas de maneira eficiente.

1.      Padronize os processos

Antes de tudo: padronize os processos. Essa ação é importante para manter a organização e evitar erros.

A primeira coisa é cadastrar cada item do seu estoque. Para isso, registre o código e a descrição detalhada. Quando o produto for retirado, também é imprescindível dar baixa.

Em relação à organização, você pode arrumar de diversas maneiras. Por exemplo, colocar os materiais perecíveis de acordo com a validade e, assim, impedir a perda do material. Ou por ordem de procedimentos. Por exemplo, material para cirurgia de catarata.

Outra dica é etiquetar o estoque por cores: equipamentos para procedimentos cirúrgicos com a cor azul; descartáveis com amarelo etc. Além disso, há a possibilidade de ordenar tudo por ordem alfabética.

Ou seja: é só escolher o processo que funcione melhor para seu consultório. Depois disso, lembre-se de alinhar o método com todos os funcionários que possuem acesso ao local.

2.      Garanta armazenamento adequado

A maioria dos medicamentos exigem condições especiais de armazenamento. Desse modo, é importante seguir as instruções do fornecedor, como temperatura e luz adequadas. Para isso, faça a verificação periódica dos freezers e garanta a conservação na sombra, quando indicado.

Além disso, o espaço deve ser apropriado para abrigar os materiais sem excesso. Isso facilitará a disposição dos produtos e o acesso.

Assim, evita-se desperdícios e prejuízos financeiros e garante a segurança e qualidade do material.

3.      Realize o controle e conferência com frequência

De fato, há alguns itens que precisam de reposição mais frequente em relação aos outros. E, para garanti-los sempre à disposição, o controle constante do estoque é essencial.

Para isso, estabeleça os prazos de conferência. A periodicidade será decidida conforme as características da própria clínica, como número de consultas diárias e de procedimentos que necessitam de produtos do estoque.

Esse hábito ajuda a diminuir gastos desnecessários e ainda garante a disponibilidade do material no atendimento.

4.      Faça um inventário

Contabilizar e conferir todos os itens por meio do inventário é fundamental no controle de estoque para clínicas. Isso porque o catálogo permite conhecer todos os produtos armazenados e o perfil de uso a partir das entradas e saídas. Além disso, auxilia no cálculo do custo do estoque com manutenção, perdas e desperdícios de materiais.

De fato, é um procedimento trabalhoso, mas que pode ser feito com frequência menor caso os processos de organização estejam em dia. Por exemplo, você pode dividir em três categorias: 1,2 e 3. Na 1, ficam os materiais de maior valor; na 2, os intermediários e, na 3, os de baixo custo.

Desse jeito, é possível fazer o inventário trimestral para os da faixa 1; semestral para os da 2 e anual para os da categoria 3. Claro, tudo dependerá das características e do processo que funcionará melhor para seu negócio.

5.      Utilize indicadores

Sem dúvida, indicadores são fundamentais para verificar e acompanhar a eficiência da sua clínica. Por exemplo, um deles é o giro de estoque.

Para medi-lo, você deve fazer a seguinte conta: total de produtos e materiais utilizados / volume médio do estoque.

O resultado refletirá a eficiência geral de toda a cadeia de suprimentos, como fornecedor e até o atendimento ao paciente.

6.      Cadastre os fornecedores

Manter o cadastro dos fornecedores atualizados ajuda a comprar produtos com melhor preço e qualidade. Além disso, o contato frequente e o conhecimento da melhor prática de cada um ajuda a conseguir os materiais dentro do prazo que sua clínica precisa.

7.      Invista em um sistema de controle de estoque para clínicas

Mas como fazer um bom controle de estoque para clínicas com tantos procedimentos a serem seguidos? Afinal, a administração desse setor é apenas um entre vários do seu negócio.

Você pode optar por sistemas e softwares de gestão com essa finalidade. Eles conseguem automatizar uma série de processos, aumentando a produtividade e a rapidez do consultório.

Com eles, todo o catálogo estará armazenado na nuvem, em segurança e com fácil acesso. É possível acompanhar o fluxo e os gastos financeiros com relatórios e planilhas periódicas. Dessa forma, toda administração é baseada em dados, tornando as decisões mais assertivas.

Por exemplo, há ferramentas que permitem visualizar entradas por fornecedor e saídas por tipos de procedimentos. Assim, você sabe quais materiais tem maior uso e consegue negociar valores e formas de pagamentos melhores para seu negócio.

Além disso, é possível entender melhor a demanda, acabar com custos desnecessários e evitar falta de produto no estoque.

Conclusão

Por fim, essas dicas de controle de estoque para clínicas ajudarão você a manter tudo em ordem e ter mais tempo livre para o que mais importa: atender o paciente com qualidade.

Além disso, eliminará perdas e prejuízos financeiros que podem afetar o seu negócio no final do mês.

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